Boa parte do comércio olha a nota de compra, pega o valor total, divide pela quantidade e chama aquilo de custo. Só que, numa lista enorme de produtos vendidos no varejo brasileiro, dentro daquele total existe uma parcela de imposto que já foi recolhida lá atrás, pelo fabricante ou pelo distribuidor, em nome de quem vai revender. É a substituição tributária, o ICMS-ST. Ela não aparece separada na prateleira, mas está no custo, e quem esquece disso vende achando que ganha mais do que ganha.
Como o ICMS-ST funciona na prática
No regime normal, cada elo da cadeia recolhe imposto sobre o valor que agregou e se credita do que foi pago antes. Na substituição tributária o Estado antecipa tudo: o fabricante calcula o imposto de toda a cadeia usando uma margem presumida, a MVA, recolhe de uma vez e repassa esse valor no preço da mercadoria. Quando o produto chega até você, o ICMS já foi pago. Bebidas, autopeças, cosméticos, material de construção, medicamentos e dezenas de outras famílias funcionam assim.
A consequência é direta: você não destaca ICMS na venda, mas também não tem crédito para abater. O imposto virou custo de aquisição, embutido e definitivo. Ele precisa estar no custo unitário do item, não numa linha genérica de tributos no fim do mês.
Onde o cálculo costuma sair errado
Três erros aparecem com frequência nos diagnósticos que fazemos em empresas de comércio:
- Tratar o ICMS-ST como despesa tributária do mês, e não como parte do custo do produto. O resultado é uma margem inflada item a item e um lucro que some no consolidado, sem ninguém entender por quê.
- Aplicar o mesmo markup em produtos com e sem ST. Como a carga já embutida varia por item, por origem e por estado, um markup único distribui o custo de forma errada: alguns produtos ficam caros demais e param de girar, outros ficam baratos demais e viram prejuízo disfarçado.
- Ignorar a distância entre a MVA presumida e a margem real praticada. Quando a venda acontece abaixo da margem que o Estado presumiu, houve imposto pago sobre um valor que nunca existiu. Em vários estados cabe ressarcimento, e quase ninguém pede.
O detalhe que pega quem está no Simples
Empresa optante pelo Simples Nacional também sente. A receita dos produtos com ST entra na apuração, mas precisa ser segregada, para que o percentual de ICMS da tabela não incida de novo sobre aquela parcela. Só que a segregação depende de o sistema estar parametrizado item a item, com NCM e CEST corretos. Quando não está, a empresa paga ICMS duas vezes: uma embutida na compra e outra dentro do DAS. É um dos vazamentos mais caros e mais silenciosos que encontramos em varejo.
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Falar sobre BPO FinanceiroComo arrumar a precificação
O caminho não é complicado, é trabalhoso: montar o custo por item somando mercadoria, ICMS-ST e frete, e só então aplicar o markup. Depois disso, os números mudam de figura. É comum ver produto que parecia rodar com 30% de margem operando com 12%, e outro que sustenta a loja inteira sem ninguém saber. Se a mecânica do cálculo ainda gera dúvida, vale revisar formação de preço de venda e markup.
Vale ainda sentar com o contador e revisar três pontos: se a classificação fiscal dos itens está correta, porque NCM errado cobra ST de produto que não tem; se as compras interestaduais estão com o diferencial recolhido do jeito certo; e se existe crédito ou ressarcimento a pleitear. Esse é justamente o tipo de assunto que exige contabilidade e gestão financeira conversando o ano todo, tema de contabilidade x gestão financeira.
Preço não se define olhando o concorrente. Define-se olhando o próprio custo e, só depois, conferindo o mercado.
O que muda na sua tabela
Com o custo real dentro do cálculo, a formação de preço deixa de ser chute e vira decisão. Você passa a saber quais famílias aguentam desconto em campanha, quais precisam de reajuste imediato e quais deveriam simplesmente sair do mix porque ocupam prateleira, consomem capital de giro e não pagam a própria estrutura.
Comece por onde dói: separe as vinte referências de maior giro, recalcule o custo unitário com o ICMS-ST somado e compare com o preço praticado hoje. Em quase todo varejo que analisamos, esse recorte sozinho já explica boa parte do lucro que estava faltando no fim do mês.
No BPO Financeiro da BeWolf esse controle entra na rotina: custo por item corrigido, acompanhamento mensal de margem por linha de produto e reunião estratégica para decidir o que fazer com o que o número mostrou.