Peça hoje a lista de bens da sua empresa e depois caminhe pela operação conferindo item por item. Em quase todas as empresas que fazem esse exercício pela primeira vez, o resultado é o mesmo: aparecem equipamentos que foram vendidos anos atrás, computadores que viraram sucata, móveis que ninguém sabe onde estão e, do outro lado, máquinas em uso que nunca foram cadastradas.
Isso não é desleixo, é acúmulo. Compra de equipamento gera nota e lançamento. Descarte, doação, furto ou venda de sucata quase nunca geram registro. O cadastro cresce em um sentido só, e com o tempo ele deixa de descrever a empresa real.
Por que isso custa dinheiro
- Depreciação lançada sobre bem inexistente distorce o resultado e a base de cálculo de tributo.
- Seguro contratado por valor de patrimônio incorreto significa prêmio pago a mais ou cobertura de menos.
- Manutenção e garantia de itens que não existem consomem tempo e contrato.
- Bens em uso e não cadastrados ficam fora do controle e da cobertura de seguro.
- Na hora de vender a empresa ou pedir crédito, o balanço não resiste a uma conferência.
Como fazer o inventário sem parar a operação
O método é simples e cansativo, e não tem atalho. Imprima a lista atual, divida por ambiente e percorra cada área com uma pessoa que conheça a operação. Para cada item da lista, marque uma de três situações: localizado e em uso, localizado e inservível, ou não localizado. Ao mesmo tempo, anote todo bem encontrado que não está na lista.
Vale etiquetar. Uma etiqueta com número de patrimônio em cada item transforma o próximo inventário em uma tarefa de horas, e não de semanas. É um investimento baixo que se paga na segunda contagem.
Controle patrimonial que só recebe entrada e nunca recebe baixa vira ficção contábil com o tempo.
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Falar sobre BPO FinanceiroQuem deve conduzir
O inventário não é tarefa do contador, embora ele precise participar do desfecho. Quem conduz é a empresa, porque só quem opera sabe distinguir o equipamento parado que ainda serve daquele que virou peça de reposição. O contador entra depois, para orientar como registrar cada baixa e cada inclusão da forma correta, com o efeito fiscal adequado. Tratar isso como problema exclusivamente contábil é o motivo pelo qual tanta empresa nunca faz o inventário: todo mundo acha que é responsabilidade de outra pessoa.
O que fazer com o resultado
Bem não localizado precisa de baixa formal, com justificativa e aprovação. Bem inservível precisa ser descartado corretamente e também baixado. Bem encontrado fora da lista precisa entrar, com valor e data estimados junto à contabilidade. Nada disso deve ser feito informalmente, porque cada movimento tem efeito fiscal.
Depois do acerto, a depreciação volta a fazer sentido, e com ela a conversa sobre reposição. Empresa que sabe a idade real da sua estrutura consegue planejar troca sem sustos, na lógica do fundo de reposição de ativos. E quem vai decidir entre reformar ou substituir consegue comparar de forma honesta usando custo total de propriedade.
A rotina que impede a bagunça de voltar
- Nenhum bem entra ou sai sem registro, incluindo doação, sucata e venda para funcionário.
- Etiqueta de patrimônio em todo item acima de um valor definido.
- Inventário completo uma vez por ano e conferência por amostragem a cada trimestre.
- Responsável nomeado por área, para que cada gestor responda pelo que está sob sua guarda.
É um trabalho pouco glamouroso que costuma revelar em uma semana coisas que passaram anos escondidas. Se quiser organizar o financeiro para que ele reflita a operação real, conheça as soluções da BeWolf.