A clínica odontológica tem uma particularidade que confunde muita gente: o consultório está sempre cheio, a agenda fecha com semanas de antecedência e, mesmo assim, o dinheiro parece nunca sobrar. Cadeira ocupada não é sinônimo de caixa saudável. Entre o convênio que paga em 45 dias, o laboratório que cobra à vista e o paciente que parcela o tratamento em dez vezes, o fluxo de entrada e saída fica descasado.
Onde o dinheiro de uma clínica odontológica se perde
Quase sempre o problema não está no faturamento, e sim em quatro pontos que passam despercebidos na rotina corrida.
- Convênios e glosas: a operadora paga depois e ainda pode glosar parte do procedimento. Sem controle por guia, a clínica descobre o prejuízo meses depois, quando já não há como recorrer.
- Laboratório protético: próteses, coroas e facetas geram custo antes de o paciente terminar de pagar. O laboratório cobra rápido, o paciente paga devagar.
- Parcelamento de tratamentos: o carnê e o cartão em várias vezes aumentam o faturamento no papel, mas o dinheiro entra distribuído ao longo de meses.
- Material e instrumental: compra de resina, anestésico e descartáveis feita de forma avulsa, sem negociar prazo nem acompanhar o consumo por procedimento.
Separe o caixa da clínica do bolso do dentista
Em muitas clínicas o proprietário também atende. Nesse cenário, o que ele retira como pró-labore, o que recebe como produção e o que fica para a clínica se misturam numa conta só. O resultado é uma clínica que nunca consegue investir em equipamento, porque todo dinheiro disponível é tratado como lucro pessoal.
Defina um pró-labore fixo, registre a produção de cada profissional e mantenha o repasse numa regra clara e escrita. Se você atua com dentistas parceiros, o raciocínio é o mesmo que explicamos em repasse médico em clínicas: o dinheiro que passa pela clínica nem sempre pertence a ela.
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No BPO Financeiro da BeWolf, assumimos sua rotina financeira e entregamos relatórios gerenciais mensais + uma reunião estratégica para você decidir com dados na mão, como já fazemos para empresas como Preciosa e Igor Transportes.
Falar sobre BPO FinanceiroControle o recebimento por forma de pagamento
Em vez de olhar apenas o total faturado no mês, separe as entradas em quatro grupos: particular à vista, cartão, carnê da própria clínica e convênios. Cada grupo tem um prazo médio diferente, e é esse prazo que determina quanto de capital de giro a clínica precisa ter.
Para os convênios, acompanhe guia a guia: o que foi enviado, o que foi pago, o que foi glosado e o que está em recurso. Um relatório simples de glosa por operadora costuma mostrar quais convênios compensam e quais consomem mais trabalho do que rendem.
Precifique cada procedimento com custo real
Uma limpeza, uma restauração e um implante têm custos muito diferentes de material, tempo de cadeira e laboratório. Calcule o custo por hora clínica, some material e laboratório e só então defina o preço e a margem. Procedimentos com convênio devem ser avaliados separadamente, porque a tabela da operadora raramente cobre o custo de todos eles. A Precificação Lucrativa da BeWolf ajuda exatamente nessa conta.
O que acompanhar todo mês
- Faturamento por profissional, por procedimento e por forma de recebimento.
- Percentual de glosa por convênio e valor em recurso.
- Custo de laboratório sobre o faturamento de próteses.
- Inadimplência de carnês e parcelamentos próprios.
- Saldo projetado de caixa para os próximos 60 dias.
Com esses números na mesa, a decisão deixa de ser intuição. Dá para saber se vale abrir mais um horário, trocar de laboratório, descredenciar um convênio ou comprar o novo equipamento sem apertar o caixa. Quem trabalha com clínicas de outros segmentos também pode se inspirar no que mostramos em financeiro de pet shop e clínica veterinária, onde serviço e produto convivem no mesmo caixa.
Como o BPO Financeiro resolve a rotina
O dentista foi formado para tratar pacientes, não para conciliar extrato, cobrar carnê atrasado e conferir glosa. No BPO Financeiro da BeWolf, cuidamos de contas a pagar e a receber, conciliação bancária, controle de convênios e fluxo de caixa, e entregamos um relatório gerencial mensal com uma reunião estratégica para decidir os próximos passos. Você volta o foco para a cadeira e para o paciente, e a gestão financeira passa a trabalhar a favor da clínica.
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